Was ist eigentliche eine Apostille?

Unter einer Apostille ist eine im internationalen Urkundenverkehr gebräuchliche Beglaubigungsform zu verstehen. Sie wird im Rechtsverkehr ausschließlich zwischen jenen Staaten verwendet, die dem Haager Abkommen von 1961 zur „Befreiung öffentlicher Urkunden von diplomatischer Beglaubigung oder Legalisation“ beigetreten sind.

Eine Apostille kann für vielerlei Dokumente erteilt werden, hier geht es nur um den Zusammenhang mit einem Handelsregisterauszug oder weiteren Dokumenten aus dem Handelsregister. Konkret ist darunter ein vom Amtsgericht beglaubigter Handelsregisterauszug zu verstehen, welcher mit einem Echtheitsnachweis für die Verwendung im Ausland versehen wurde, also mit einer Apostille. Das bedeutet, dass die Unterschrift des Urkundsbeamten / Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle des Amtsgericht beglaubigt wird.

Der Ablauf bei einer Apostille

Die Vorgehensweise ist so, dass zuerst amtlich beglaubigter Handelsregisterauszug erstellt werden muss, welcher von einer  unterschriftsberechtigten Person am Amtsgericht unterschrieben wird. Dann wird dieser Auszug an das übergeordnete Landgericht weitergeleitet. Dort angekommen wird er mit einer weiteren Beglaubigung versehen, meist in Form eines Aufklebers. Manchmal ist das auch nur ein Stempelabdruck, mit der Beschreibung „Apostille“.

Die möglichen Länder

Es ist hierbei zu beachten, dass eine Apostille nicht einheitlich erteilt wird, sondern der Echtheitsnachweis wird nur für ein vorher mitzuteilendes bestimmtes Land erteilt, also einem  Mitgliedsland der o.g. Haager Abkommen. Vor einer Auftragserteilung sollen Sie prüfen, ob das betreffende Land auch eine Apostille akzeptiert. Das geht hier. Sollten Sie eine Apostille für ein Nicht-Mitgliedsland benötigen, dann kommt eine so genannte Legalisation in Frage.

Die Gebühren für eine Apostille

Bei der Erteilung einer Apostille fallen deshalb die sonst üblichen Gerichtsgebühren doppelt an, da es 2 Beglaubigungen sind. Das betrifft den Handelsregisterauszug genauso wie eine bereits beglaubigte Gesellschafterliste, die auch apostilliert werden kann.  Und natürlich dauert die Bearbeitung dann einige Tage, schließlich werden ja 2 unterschiedliche Gericht aktiv.

Natürlich können Sie dies alles selbst erledigen. Aber es gibt eine Reihe von Dingen, die Sie vorab klären müssen. Das ist beispielsweise, ob für das Zielland überhaupt auch eine Apostille möglich ist. Dann geht es weiter damit, das Sie das richtige Amtsgericht und das zuständige übergeordnete Landgericht in Erfahrung bringen müssen. Dann, wie es dort mit den Gebühren gehandhabt wird. Manche Gerichte wünschen Vorauskasse, manche nicht.

Unser Angebot

Wir bieten uns an, den gesamten Prozess für Sie zu übernehmen. Das bedeutet, dass Sie von uns das fertige und bereits bei den Gerichten bezahlte Dokument erhalten. Sollten zwischendurch Rückfragen auftreten, dann kümmern wird uns darum.

Sie gehen hier kein Risiko ein, da Sie erst am Ende dieses Prozesses zahlen müssen, also dann, wenn Sie das fertige Dokument in den Händen halten.

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