Warum muss ein beglaubigter Handelsregisterauszug eigentlich noch mit einer Überbeglaubigung bzw. Apostille versehen werden?

Unter einer Überbeglaubigung bzw. Apostille ist eine im internationalen Urkundenverkehr gebräuchliche Beglaubigungsform zu vestehen. Sie wird im Rechtsverkehr zwischen jenen Staaten verwendet, die Mitglieder des Haager Übereinkommens Nummer 12 zur Befreiung öffentlicher Urkunden von diplomatischer Beglaubigung oder Legalisation sind. Deutschland ist neben vielen anderen Länder dort Mitglied, Indien oder China zum Beispiel nicht.

Im Zusammenhang mit dem Handelsregister ist darunter ein amtlich beglaubigter Handelsregisterauszug zu verstehen. Dieser wird dann noch mit einem Echtheitsnachweis für die Verwendung im Ausland versehen. Mit einer Apostille wird die Richtigkeit der Unterschrift des Urkundsbeamten der Geschäftstelle des Amtsgerichts bestätigt.

Es gibt dabei 2 Formen auf dem Handelsregisterauszug : Apostille und Legalisation.

Eine Apostille kommt dann zum Einsatz, wenn das Zielland (Länderliste) dem o.g. Abkommen beigetreten ist. Wenn dies nicht der Fall ist, dann ist seitens des Landgerichtes keine Apostille möglich, nur eine Überbeglaubigung, die dann noch von einer dritten Stelle beglaubigt werde muss, nämlich von der konsularischen Vertretung hier in Deutschland. Das ist dann eine Legalisation. Damit kann der Handelsregisterauszug dann im Ausland genutzt werden.

Allerdings: Mit 20 Staaten, die dem genannten Haager Übereinkommen nicht beigetreten sind, hat Deutschland eine gesonderte Vereinbarung zur Beglaubigung von deutschen öffentlichen Urkunden getroffen. Die Rede ist hier von einer notwendigen Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, BfAA, was seit 2023 dafür zuständigt ist (früher war das das Bundesverwahltungsamt).  Erst wenn diese Beglaubigung erfolgt ist, dann kann der Handelsregisterauszug der Vertretung des jeweiligen Staates zur Legalisation vorgelegt werden.

Während Sie bei der Apostille mit einer Bearbeitungszeit von ca. 10 Werktagen rechnen müssen, verlängert sich dieser Zeitraum, wenn auch noch das BfAA tätig werden muss. Hinzu käme dann noch die Zeit für Legalisation durch die jeweilige Vertretung des ausländischen Staates hinzu. Das kann also alles einige Zeit dauern, das sollte man bei seiner Zeitplanung beachten.

Welche Schritte können bei Apostille oder Legalisation übernommen werden?

Wir können in diesem Prozess für Sie nur den nur den Handelsregisterauszug mit Beglaubigung und Zwischenbeglaubigung (Amtsgericht und Landgericht) sowie ggf. die Endbeglaubigung durch das BfAA übernehmen. Die anschließend noch notwendige Legalisation bei der Vertretung des Landes in Deutschland müssten Sie selbst übernehmen, da man dort dann oft noch weitere Angaben machen muss, z.B. zu den Kontaktpartnern vor Ort.

Wenn Sie sich unsicher darüber sind, ob Sie in Ihrem Falle eine Apostille oder eine Legalisation benötigen, dann nehmen Sie bitte vorher Kontakt zu uns auf. Ansonsten teilen wir es Ihnen mit, sobald Sie den Auftrag ausgelöst haben.

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